Bewerbungsmappe

Nach Abschluss einer schulischen, beruflichen oder akademischen Ausbildung kommt schnell der Zeitpunkt, an dem es heißt Bewerbungen zu verschicken um sich für eine weiter Ausbildungsstelle oder einen Job zu bewerben.

Wir haben euch ausfürhlich aufgeführt, auf was ihr alles achten müsst und welche Fehler es zu vermeiden gilt.

Bewerbungsmappe

Mit der Bewerbungsmappe gebt ihr eure „Visitenkarte“ beim Arbeitgeber ab und stellt die ersten Weichen für einen erfolgreichen Berufseinstieg. Die Bewerbungsformalitäten sind streng und ändern sich ständig, einige Personaler verstehen sie sogar als erste Arbeitsprobe. Da kann man natürlich nicht einfach drauf los schreiben, sondern sollte jede Bewerbung als individuelle und einmalige Chance verstehen, den zukünftigen Chef von sich zu überzeugen.

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Foto
• Dritte Seite
• Zeugnisse und Bescheinigungen
• Checkliste

Das Anschreiben ist eine Wissenschaft für sich. Es bildet sozusagen das Herzstück einer erfolgreichen Bewerbung und sollte möglichst perfekt gestaltet sein. Dafür muss man einiges beachten:

Standards:

Das Anschreiben sollte eine DIN A4 Seite umfassen. Es muss nicht unbedingt das gängige 80g-Kopierpapier sein – etwas festeres Papier (100-120g) ist auch kein Fehler. Der Seitenrand links beträgt 2,5 cm, rechts und nach unten jeweils 2 cm. Der Rand nach oben beträgt vier Zeilen. Die Schriftgröße liegt bei 12 Punkt, als Schriftarten empfehlen sich die Klassiker Arial oder Times New Roman.

Briefkopf:

Der Briefkopf beginnt in der fünften Zeile und beinhaltet zwei Adressen (Absender und Empfänger), Betreff und Anrede.

Man beginnt oben links mit der eigenen Adresse. Hier müssen sämtliche Kontaktdaten enthalten sein, damit euch der Personaler schnell und unkompliziert erreichen kann (Name, Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Telefonnummer). Zwischen der Straße und dem Ort ist keine Leerzeile.

Wenn man seine E-Mailadresse angibt, sollte diese möglichst seriös klingen. Nicknames wie „sexy-zauberfee@xy.de“ oder „bierfreund@soundso.com“ könnten den Leser ein wenig irritieren …
In der Zeile, in der euer Name auftaucht, müsst ihr rechtsbündig das Datum (der Tag, an dem die Bewerbung abgeschickt wird) und eventuell den Ort vermerken.

Einige Experten empfinden die Ortsangabe mittlerweile als überholt, entscheidet also selbst. Gebt ihr den Ort an, verzichtet in jedem Falle auf das „den“ und schreibt den Monat aus.

Nachdem man unter seiner Adresse eine Zeile freigelassen hat, folgt die des Empfängers.
Als Format gilt folgendes Beispiel:

• Name des Unternehmens
• Ansprechpartner bzw. Abteilung
• Straße und Hausnummer bzw. Postfach
• Postleitzahl und Ort

Um sicher zu gehen, übernimmt man die Adresse aus der kompletten Stellenanzeige. Falls bekannt, kann man Vornamen und eventuelle Titel des Ansprechpartners angeben. Ein umständliches „zu Händen“ (abgekürzt z. Hd. oder z. H.) ist glücklicherweise out.

Nach weiteren sechs Freizeilen schreibt eine knackige Betreffzeile. Damit stellt ihr den Bezug zum Stellenangebot her. Vermeidet das veraltete „Betreff: …“, sondern schreibt z.B. „Bewerbung als …“ und darunter „Ihre Anzeige in der … vom …“.

Zwei Zeilen später folgt die Anrede. Hier gibt es eigentlich keine Alternative zum üblichen „Sehr geehrter Herr…“ bzw. „Sehr geehrte Frau…“. Natürlich muss euch dafür der Name des Ansprechpartners bekannt sein. Notfalls kann man diesen vorher telefonisch in Erfahrung bringen. Ein „Sehr geehrte Damen und Herren“ klingt ziemlich unpersönlich.

Nach dieser „Aufwärmphase“ wird es ernst und nach einer Zeile geht es los mit dem „Herzstück“ der Bewerbung

Anschreibentext

Er setzt sich aus mehreren Komponenten wie Einleitung, Hauptteil und Grußformel zusammen und entscheidet am ehesten über Erfolg oder Misserfolg einer Bewerbung.

Die Form

Generell für den Text gilt: Er sollte sich ansprechend auf eine Seite verteilen und in Einleitung und Hauptteil gegliedert sein.

Normalerweise reicht diese eine Seite völlig aus, für „Romane“ hat der Personaler sowieso keine Zeit. Sollte der Entwurf viel zu lang geraten sein, kann man überflüssige Floskeln und Füllwörter „rausschmeißen“. Experten raten übrigens vom Blocksatz ab, da er schlechter zu lesen sei als ein linksbündiges Format. Auch das sollte jeder selbst entscheiden.

Auf keinen Fall darf man Standardschreiben verfassen, bei denen man nur den Adressaten austauscht. Personaler erkennen das sofort. Jedes Anschreiben muss individuell auf die jeweilige Position abgestimmt sein, da man sonst niemals aus der grauen Masse der Bewerber heraus sticht.

Das Übel mit der alten und neuen Rechtschreibung nervt besonders bei überregionalen Bewerbungen, weil kein nationaler Konsens über deren Gültigkeit herrscht.
Gerade Großunternehmen haben häufig auf neue Rechtschreibung umgestellt. Ein Blick auf die Schreibweise auf der firmeneigenen Homepage kann Aufschluss geben.

Als größter Fauxpas in einer Bewerbung gelten nämlich nach wie vor die Rechtschreibfehler. Bittet Freunde und Bekannte um gründliches Korrekturlesen – seine eigenen Fehler übersieht man meistens.

Der Hauptteil

Im Hauptteil geht es darum, Eigenwerbung zu betreiben, indem man seinen Werdegang sowie Kenntnisse und Fähigkeiten darstellt. In aussagekräftigen und kurzen Sätzen beginnt man mit seiner Qualifikation (Ausbildung/Studium, Schulabschluss).

Danach gilt es, sich selbst „ins rechte Licht zu rücken“: Interessen, Referenzen, weitere Qualifikationen – alles, was für den Traumjob relevant sein könnte, gehört ins Anschreiben. Idealerweise macht man dem Chef damit deutlich, dass man unverzichtbar für die Position ist.

Einschränkungen sollte man genau wie Übertreibungen vermeiden.

Anschließend kann man seine Vorstellungen, Erwartungen und Wünsche im Hinblick auf die neue Aufgabe zum Ausdruck bringen.

Ganz wichtig ist es, nicht die Angabe seiner derzeitigen Tätigkeit zu vergessen.

Der Hauptteil endet mit einem abschließenden Satz, mit dem man das Ziel „Einladung zum Vorstellungsgespräch“ artikuliert. Beliebt ist die Formel „Über eine Einladung zu einem persönlichen Gespräch freue ich mich“.

Mit dem Anhängsel „Anlagen“ weist ihr den Leser zusätzlich darauf hin, dass sämtliche geforderten Unterlagen (Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitsproben) der Bewerbungsmappe beiliegen. Entweder platziert man es eine Zeile unter der Unterschrift oder rechtsbündig auf Höhe der nun folgenden Grußformel.

Die Grußformel

Nach einer Leerzeile endet euer Anschreiben mit der Verabschiedung. „Mit freundlichem Gruß“ oder sogar „Hochachtungsvoll“ ist nicht mehr zeitgemäß und wird vielleicht als unterkühlt, ironisch oder unterwürfig aufgefasst.

„Viele Grüße“ oder sogar „bis bald“ ist zu umgangssprachlich. Mit dem üblichen „Mit freundlichen Grüßen“ macht man am wenigsten falsch. Eine mit blauer Tinte handgeschriebene Unterschrift bildet den feierlichen Abschluss und bestätigt die Richtigkeit eurer Angaben.

Die Formulierung

Beim Anschreiben stellt sich folgendes Problem: Wie trifft man den richtigen Ton? Die meisten Stellenanzeigen fordern Mitarbeiter, die „teamfähig, kommunikativ, flexibel“ sind. Damit haben sich diese „Soft Skills“ in Worthülsen verwandelt, auf die die man als Bewerber dementsprechend schwammig antworten muss..

Seine persönlichen Stärken bringt man besser durch geschickte Formulierungen ohne Floskeln zum Ausdruck. Schließlich muss es Personaler ohne Ende langweilen, 300 fast gleiche Anschreiben zu lesen. Wie sollen sie so erkennen, wer besonders qualifiziert ist?

Ein ödes „Hiermit bewerbe ich mich um die Stelle, weil ich engagiert und teamfähig bin“ haut niemanden vom Hocker und kann zur direkten Aussortierung führen. Besser ist es, die geforderte Teamfähigkeit oder ähnliches mit einem kurzen Beispiel aus seinem Berufsalltag zu belegen.

Wer besonders witzig sein will, sollte generell aufpassen. Natürlich soll die Bewerbung originell sein und sich von anderen abheben. Dabei muss man aber stets das Profil des Unternehmens im Auge behalten – handelt es sich um die Traditionsbank oder eine junge Computerfirma?

Eine Bewerbung muss grundsätzlich seriös erscheinen, kann aber auch auflockernde Elemente enthalten, wenn es angebracht ist.

Bei der Wortwahl im Anschreiben verzichtet man besser auf passive Formulierungen. Ein aktives „…machte ich mich vertraut mit…“ deutet im Gegensatz zu „…wurde ich vertraut gemacht mit…“ auf Selbstständigkeit, Dynamik und Eigeninitiative hin.

Lebenslauf

Der Lebenslauf ist neben dem Anschreiben die zweite Etappe hin zum Ziel Bewerbungsgespräch. Er gibt Auskunft über den beruflichen Werdegang und sollte möglichst lückenlos und aussagekräftig sein. Auch hier gelten bestimmte Formalien, die man unbedingt einhalten muss.

Das formale Gerüst

Kurz, klar, leserfreundlich – das sind die drei Grundbausteine eines erfolgreichen Lebenslaufs. Diesen erstellt man mit einem ausreichend großen Schriftbild zwischen 10 und 12 Punkt. Als Überschrift sind „Lebenslauf“, „beruflicher Werdegang“ oder, ganz akademisch, „Curriculum Vitae“ geläufig.

Auf höchstens zwei Seiten lässt man seine Stationen chronologisch Revue passieren – das ganze natürlich nicht handgeschrieben. Viele Bewerber bevorzugen mittlerweile die umgekehrt chronologische, „amerikanische“ Auflistung, bei der der Bewerber mit seiner aktuellsten Station beginnt.

Als Schrifttypen haben sich Arial oder Times New Roman bewährt und sollten konsequent beibehalten werden. Der Zeilenabstand muss einzeilig sein, mit größere Schrift oder Fettsatz können Gliederungsebenen hervorgehoben werden.

Die Zeitangaben erfolgen in vollen Monaten und Jahren (z.B. 11/04 – 19/06).

Der Lebenslauf wird am Ende ebenfalls mit Datum und Ort versehen und handschriftlich mit blauer Tinte unterzeichnet.
Oben rechts auf die erste Seite gehört das Bewerbungsfoto, auf das später noch genauer eingegangen wird.

Das inhaltliche Gerüst

Der Lebenslauf beginnt mit den persönlichen Daten in folgender Reihenfolge:

• Vor- und Zuname, evtl. Geburtsname
• Anschrift
• Geburtsdatum, Geburtsort
• Familienstand

Die Religionszugehörigkeit gibt man nur an, wenn sie wirklich relevant für den Arbeitgeber ist (z.B. bei kirchlichen Einrichtungen). Angaben zur Staatsangehörigkeit sollten nur von nicht-deutschen Bewerbern gemacht werden.

In den nächsten Schritten geht’s chronologisch weiter mit

• der bisherigen Berufserfahrung (Arbeitgeber, Positionen, Kurzbeschreibungen der Tätigkeiten)
• weitere praktische Erfahrungen (z.B. Praktika, Nebenjobs, Weiterbildungen, Kurse)
• Hochschulstudium (Studiengang, Uni, Abschluss und Abschlussnote, Schwerpunkte und Thema der Abschlussarbeit)
• Schulbildung (Schultypen und Schulabschluss, wobei die Grundschule ignoriert werden darf)
• besondere Kenntnisse (z.B. Fremdsprachen-, EDV-Kenntnisse, Führerscheine)
• Hobbys, Interessen (nicht unbedingt „schwimmen, lesen, Fahrrad fahren“, sondern individuelle Dinge, die euch für den Arbeitgeber besonders interessant machen könnten)
• Sonderinformationen (Auslandsaufenthalte etc.)

Vermeidbare Fehler

Das oberste Gebot bei der Erstellung des Lebenslaufs lautet: Bleibt bei der Wahrheit! Lügen kommen früher oder später sowieso raus. Besser ist es, Ungereimtheiten und Auffälligkeiten glaubwürdig und möglichst positiv zu präsentieren.

Einige Monate Leerlauf zwischen zwei Beschäftigungsverhältnissen sind völlig normal – schließlich ist die Situation auf dem Arbeitsmarkt nicht so, dass einem die Arbeitgeber die Türen einrennen. Wenn man z.B. wahrheitsgemäß erklärt, dass man eine längere Bewerbungsphase durchlaufen hat, wird der Personaler sicher Verständnis dafür haben.

Wer sich nach dem Studium eine Auszeit gegönnt hat und mit dem Rucksack für ein halbes Jahr durch Thailand getourt ist, sollte dazu stehen. Eine solche Erfahrung kann euch sogar Pluspunkte einbringen:

Ihr habt Eigeninitiative und Flexibilität bewiesen, Interesse an fremden Kulturen gezeigt, Sprachkenntnisse erworben usw. Das „Loch“ gar nicht zu erklären, könnte euch in Schwierigkeiten bringen. Der Personaler denkt dann, ihr würdet bewusst etwas verschweigen oder hättet gar etwas zu verbergen.

Genau wie beim Anschreiben empfiehlt es sich nicht, einen Standardlebenslauf zu entwerfen und an dutzende Personaler zu verschicken. Ein Lebenslauf muss auf jede Stelle individuell zugeschnitten und an deren Anforderungen angepasst sein.

Tipp für weibliche Bewerber

Habt ihr durch Schwangerschaft und Mutterschaftsurlaub eine größere Lücke im Lebenslauf, solltet ihr diese selbstbewusst als Familienphase bzw. –arbeit herausstellen. Beschreibt, wie ihr euch in dieser Phase persönlich weiterentwickelt und welchen neuen Anforderungen ihr euch gestellt habt.

Soft Skills wie Belastbarkeit, Flexibilität, Organisation, Durchsetzungsvermögen und Zeitmanagement kann man auch oder gerade als „Hausfrau und Mutter“ erwerben!

Foto

Im Durchschnitt nimmt sich ein Personalverantwortlicher zwei Minuten Zeit für jede einzelne Bewerbung. Häufig entscheidet sogar nur der kurze Blick aufs Bewerberfoto.

Wer darauf sympathisch wirkt und Kompetenz und Seriosität ausstrahlt, hat bessere Karten beim „Jobpoker“. Eine Kölner Studie zeigte sogar, dass die Hälfte aller Stellensuchenden nur aufgrund eines schlechten Fotos bei der Vorauswahl scheitert.

Was nicht geht

Natürlich sind gute Fotos immer eine Kostenfrage, allerdings investiert man hier in seine Zukunft. Auch wenn’s schnell geht und preisgünstig ist – der Gang zum Passbildautomaten muss tabu sein! Die Lichtverhältnisse der engen Kabine erinnern an einen OP, man sitzt einer Maschine gegenüber, die keine Verbesserungsvorschläge liefert und findet sich am Ende auf einer Art Fahndungsfoto wieder.

Nicht umsonst sind die berühmten Führerscheinfotos beliebte Lacher auf jeder Party.

Wenn man sich spontan und oder Zeitdruck zu einer Bewerbung entscheiden muss und kein adäquates Bild parat hat, dann lieber kein Foto als eine „Notlösung“!

Auf keinen Fall sollte man auf Privatfotos zurückgreifen. Sie haben in den Bewerbungsunterlagen nichts zu suchen – auch wenn man sich auf dem letzten Urlaubsschnappschuss am Strand unheimlich fotogen vorkam.

Auf zum Fotografen!

Für die erfolgreiche Bewerbung müssen es Portraitfotos von einem möglichst professionellen Fotografen sein. Die Maße sollten 65mm × 45mm nicht wesentlich überschreiten.

Bei der Entscheidung Farb- oder Schwarzweißfoto scheiden sich die Geister – beide haben ihre Vor- und Nachteile. Gerade bei Farbfotos muss aber der Kontrast zwischen Kleidung und Hintergrund stimmen. Ein weißes Kostüm vor einem gelben Hintergrund kann die Bewerberin unsichtbar und „farblos“ erscheinen lassen.

Am wichtigsten ist es, äußerlich gepflegt und mit einem freundlichen Lächeln in die Kamera zu blicken. Die Klamotten werden am besten seriös gewählt – hiermit macht man nichts falsch. Natürlich lässt die oft zitierte Werbeagentur mehr modischen Spielraum als die Anwaltskanzlei.
Brillenträger müssen auf störende Lichtspiegelungen auf Augenhöhe achten.

Ein guter Fotograf rückt seine Kunden von alleine ins richtige Licht. Lasst mehrere Fotos von euch machen, auf denen der Hintergrund variiert, die Kameraeinstellung oder euer Gesichtsausdruck wechselt.

Die meisten Fotografen ziehen euer Wunschbild auf einen Datenträger, damit ihr beliebig neue Abzüge anfordern könnt. Allerdings sollte man das „Shooting“ nach spätestens zwei Jahren wiederholen. Gewichtsschwankungen, Trendfrisuren, frühere Piercings oder ähnliches können einen völlig neuen „Typen“ aus euch machen.

Falls man sein Bewerbungsfoto einscannen und ausdrucken möchte, muss die Bildqualität genauso tadellos sein wie aus einem Fotostudio.

Achtet darauf, dass der weiße Rand des Fotos entfernt wird oder nehmt selbst die Schere in die Hand – seid dabei gewissenhaft und beschädigt das Bild nicht.

Schreibt euren Namen auf die Fotorückseite und klebt es oben rechts auf den Lebenslauf. Sollte es sich in dem Meer an Bewerbungen ablösen, kann euch der Personaler trotzdem zuordnen.

Tipp: Wenn ihr lösbare Klebestreifen verwendet, könnt ihr das Foto im Falle einer Absage bei der nächsten Bewerbung wieder verwenden und spart Geld. Das gilt allerdings nur für die Fotos, die Unterlagen solltet ihr nur einmal verwenden.

Dritte Seite

Seit Mitte der 90er Jahre ist die so genannte dritte Seite in Bewerbungsschreiben verstärkt in Mode gekommen. Sie kann nach Anschreiben und Lebenslauf beigefügt werden und dient als „Teaser“, um den Personaler neugierig auf euch zu machen.

Das heißt nicht, dass ihr euren Unterlagen ein Aktfoto beilegen sollt: Mit einer individuellen „Message“, einem verheißungsvollen „Was sie sonst noch von mir wissen wollten…“ oder „Meine Motivation“ kann man ruhig etwas persönlicher formulieren, warum man für die angestrebte Stelle unentbehrlich ist.

Das ganze sollte sich allerdings auf wenige Sätze beschränken und nur jene Infos enthalten, die für den Leser wirklich neu sind.

Zeugnisse und Bescheinigungen

Mit den in der Mappe zuletzt beigefügten Zeugnissen und Bescheinigungen belegt man die im Lebenslauf erwähnten beruflichen Stationen. Man beginnt mit dem aktuellsten Dokument und arbeitet sich chronologisch nach hinten durch.

Auch hier gilt es, Lücken durch fehlende Dokumente zu vermeiden. Ihr solltet euch jede noch so kleine Station in eurem beruflichen Werdegang bescheinigen lassen. Damit erspart man sich nachträgliche „Rennerei“. Lässt sich ein Zeugnis partout nicht mehr auftreiben, legt ein Schreiben bei mit Angaben über Firma, Tätigkeit, Dauer der Anstellung sowie dem Grund, weshalb das Zeugnis fehlt.

Es gibt unterschiedliche Meinungen darüber, ob man im Falle eines Hochschulabschlusses sein Abi-Zeugnis beilegt. Ist es besonders gut, spricht auf jeden Fall nichts dagegen.

Achtet unbedingt darauf, nur Kopien zu verschicken. Es ist ja leider üblich, dass Unternehmen die Bewerbungsunterlagen nicht zurückschicken – dann steht man ohne Originalzeugnisse da und hat ein echtes Problem.

Checkliste

Denkt daran: Mit der Bewerbungsmappe präsentiert ihr euch. Sie ist das erste, was der Empfänger von euch zu sehen bekommt und dieser Eindruck zählt. Man kann das beste Anschreiben entworfen haben, dem Chef vom Foto umwerfend entgegenstrahlen, einen perfekten Lebenslauf vorweisen – und scheitert aufgrund formaler Nachlässigkeiten wie Eselsohren, Rechtschreibfehler oder Tintenflecken. Folgendes sollte man deshalb dringend beachten:

• Verwendet für Anschreiben und Lebenslauf nur hochwertiges weißes Papier (Umweltpapier ist natürlich löblich, aber bei Bewerbungen nicht gern gesehen)
• Benutzt für sämtliche Kopien den besten euch zur Verfügung stehenden Drucker (in Copyshops gibt’s spezielle „Bewerbungskopierer“)
• Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung müssen tadellos sein (lasst alles Korrektur lesen)
• Achtet auf übersichtliche Gliederung und angemessene Ränder (ca. 4 cm links, 3 cm rechts)
• Vermeidet Flecken und Eselsohren auf euren Unterlagen und Fotokopien
• Nutzt als Mappe entweder Klemmmappen oder Thermoschnell- bzw. Spiralbindungssysteme mit Overheadfolie und Kartondeckel
• Die Bewerbung muss einfach und schnell durchzublättern sein, daher unbedingt auf Klarsichthüllen verzichten
• Kontrolliert die korrekte Reihenfolge in der Bewerbungsmappe (erst lose aufliegendes Anschreiben, dann die Mappe mit Lebenslauf und Foto, eventueller Dritter Seite, Zeugniskopien, Zertifikate/Referenzen)
• Es gilt die Regel: Je wichtiger die Unterlage, desto weiter gehört sie in den Unterlagen nach vorne!
• Der Umschlag muss ausreichend frankiert sein (lasst ihn im Zweifelsfall wiegen)

Lies auch unseren Exkurs zum Thema Online-Bewerbung.